為什麼突然想打這篇？
今年年初參加了CakeResume辦的社群活動，請到ShopBack的HR Manager Vivian 分享用異業合作的方式找到人才，在簡報中我除了對ShopBack使用獵頭頻率之高感到驚訝外，也佩服他們在每一位求職者身上進行資歷查核的細膩度。但是，我並不完全認同這樣的做法。
不可否認的，一間企業進行有效的徵選活動，可以持續強化競爭力，找到適合的人才當然最好，但如果碰到不適當的人選呢？ 自然的會承受未來新進員工能力不足而導致績效不彰、態度不佳、消極怠工、違法等等之管理損失，所以我們進行資歷查核(Reference Check)，跟他前主管問問看、交流一下，降低企業之聘僱與未來管理上的風險成本。
可是當一間公司的招募量大，但HR人不多…要對每個應徵者都進行資歷查核實在很累，況且某些圈子很小，一但有某公司的人要大量離開時，HR對該公司的資歷查核工作就變得複雜，例如剛好最近某家外送平台經營狀況不善，某些同產業的公司恰巧就收到一堆該平台釋出的人才投的履歷，如果你手上突然接到3封履歷，都來自同一公司、同一部門，不見得都離開了該公司，如果你要做資歷查核，你會不會針對這3位求職者打3次的電話？這3位求職者主管剛好就是同一個人喔…
哪些人應該進行資歷查核？
我個人建議把資歷查核的心力與時間花在3種人身上：
- 主管職：既然要到你們公司擔任主管，薪資福利就不同於一般員工，多多時間去了解求職者的職務內容、工作狀況，專長重要性、績效表現到薪資水準，好好的調查一番，這樣的資料其實某種程度上來說可以從業界(如果他有些名氣是可以很快探聽出來)對該求職者的口碑評價打聽得到，甚是如果與獵頭合作招聘，可以請獵頭也出示一份他們正式的評估報告，包含完整的資歷查核紀錄。
- 財會人員：財會人員對企業的重要性不須多說，他們經手企業內部許多交易資料，小的從日常傳票作業、到報表建立，大的可以ㄧ窺公司營運狀況到投資佈局…無論是會計或財務，專業能力的重要還是比不上誠信與操守，所以對於欲從事財會工作的社會新鮮人，很多時候我的查核方向會針對他在學校的老師或者實習單位主管對他的評價；對於已經具備經驗的求職者，重點還是擺在前主管對他的誠信印象與過去如果違反公司規定是否與金錢有關？而我國金控公司則針對所有應徵者，無論是哪個職務，都得繳交良民證，還有詳細調查應徵者的財務狀況。
- 其他人：包含高階主管的特助/秘書/司機、工作中能接觸且會處理到公司資料的專業人士。
該如何進行？
首先，我們得先確認哪些職務需要進行資歷查核(真的不用每一個職務都要…)；同時因應個人資料保護法的施行，建議在應徵表格中附上求職者可簽署同意的授權書，允許企業端對該求職者事背景資料的查證。該授權書可以事先放在招募的網站上揭露，亦可讓求職者到公司面試時當場簽署。我曾經遇過不願簽署同意授權的求職者，他表明就是不想…這當然會降低我們對他的信任，不過我說過並非所有職務都需要查核，最終我們還是有錄取他(這又是另一個奇妙故事的開始…)
其次，從他提供的推薦人直接聯繫，最理想的是用電話詢問，我也曾收到過一封掛號信與回郵，某公司向我查核同事的工作狀況就是用這種傳統的問卷調查，從最滿意的10分到最不滿意的1分，最妙的經驗是像Yahoo這樣的公司打給我做查核，確認某位去面試過的同仁他的相關資料，當中多數問題都是上述這樣1到10分的評量，很像滿意度調查的方式。而打來做查核的人是中國大陸人士的口音，據說Yahoo將某階層員工的查核工作外包給外部的顧問公司進行。
與上述Yahoo的案例比較起來，我自己有參與過較細部的階段，聘請外部顧問公司可針對重要職缺的求職者做詳細的徵信，行情價一般都是50美金起跳，甚至我聽過業界有到160美金的服務費，內容越細價格就越高。我曾經待過某間公司，事業處副總特別要求顧問公司將求職者在國外求學時期，存放在大學圖書館裡的畢業論文給複印出來(該國的畢業論文尚未有數位化習慣或規定)…這實在是太神通廣大了！比起用錯人，如果我付了160美金可以避免這個問題，那還真是便宜呀！
最後，無論是何種資歷查核方式，都需要最全面的整合，從面試後產生的的新疑問，到查核分數可能出現較低分的項目，HR至少得寫一份簡短的評論與建議讓用人主管參考，最好你們能針對人選進行討論，聚焦用人主管與HR的重視點與共識點。
資歷查核問什麼問題？
通常我們都會先確認求職者寫的推薦人，他的姓名、與求職者的關係、前任職的公司與職稱等基本資料，再來就是求職者的任職時間(是否與履歷寫的吻合？)、薪資、職稱、職務(例如：工作內容、有沒有帶人？帶多少人？)、離職原因(通常可以問出很多…故事？)等等。
再來就是描述他的優缺點、或是給我們一些建議、未來如果有機會是否願意再與他合作、過去工作中有沒有犯過什麼缺失等等的問題…基本上就是繞著工作問，不要去涉及求職者的個人隱私，或者冒用其他身份去查核。我個人還會多問一些關於求職者平常中午吃飯都是跟誰吃、公司活動的參與程度、同事相處情況、是否有看過他與別人發生衝突爭執的狀況、與直屬主管的互動情況(如果推薦詢問的對象是同事的話…)，建議可以列出一張表，在電話訪談的時候作為問問題的紀錄。最後也可以加入1到10分的評比，我曾經查核過一位主管，他的前主管講了很多該求職者的好話，但最後我問到：您對他整體工作表現及行為評鑑，1到10分，前主管僅給了他6分…(這說明？？)
大概就寫到這裡，歡迎各位HR同行先進指教與交流。
